こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。
今回もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。
お役に立てば、幸いです。
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■■入札問い合わせ時の注意点■■
最近のお客さまからのお問い合わせを
確認しているとき、
ある案件のお問い合わせが通訳でも翻訳でも
増えていると感じます。
そのお問い合わせとは入札に関するもの
なのですが、
通常の案件と違い、
入札では注意が必要なこともありますので、
今日はそれについて共有したいと思います。
*入札参加に必要な担当者の経歴
通訳においても翻訳においても、
入札参加の際は資格を設けていることが
ほとんどです。
英語検定準1級以上とか、
実務経験3年以上とか、ですね。
入札に慣れていらっしゃるお客さまで
あれば、入札の仕様書とともに
お問い合わせくださることが多いですから、
特に心配はないのですが、
「今回はじめて入札に参加しようと
思いまして・・・」
とお問い合わせされるお客様の場合、
私たちの方からヒアリングする必要が
あることを、覚えておいてください。
特に同時通訳者に関する入札であれば、
参加資格条件は非常に細かく、また
難易度が高いことが多いため、
参加資格はお客さまに急ぎ確認するように
しましょう。
過去に対応した入札案件を元に、
ヒアリングできるよう、準備しておくと
いいかもしれませんね。
*入札参加に必要な提出書類
さて、
入札の中でも難易度が高いものが、
提出書類を必要とするものです。
通訳担当や翻訳担当の略歴を確認するための
資料であれば難易度は高くないのですが、
翻訳体制や万が一の連絡体制を
プレゼンテーションするための
書類となると、
難易度が高くなることはもちろん、
作成に時間がかかることが普通です。
ですので、お客さまから入札に関する
お問い合わせが入った時は、
提出書類についてのヒアリングも
忘れないようにしましょう。
*期限を確認する
意外と慌ててしまうのが、この期限。
参加書類を提出するだけならいいのですが、
参加書類の中でも翻訳担当の経歴書は
いつまでに・・・
翻訳体制はいつまでに・・・
など、提出書類などごとに、
締切が設けられている場合があります。
ある官公庁の入札の場合、
17時必着などもあったと記憶していますので、
期限にも十分注意して、
お客さまからヒアリングするようにしましょう。
私たち自身、財務省や法務省など、
様々な官公庁、また地方公共団体などの入札を
経験していますから、その経験を活かし、
お客さまが入札に参加される場合は
落札のお手伝いができるよう、貢献しましょう。
(以上、ミーティング内容より)
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確かに入札の資料は見るだけで
ちょっと混乱するような提出物もありますが・・・
お客さまのお役に立てるよう、
社内にある経験と情報を使い、
他の案件と同じく対応していきたいと思います。