こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

本日もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。

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■■通訳手配でお客様の要望に応えるために■■

通訳手配においてもっとも難しく、
もっともお客様に喜んでもらえることに、

「通訳人材のスキルと場所と日時の完全なる一致」

が挙げられます。

通訳手配は翻訳依頼とは異なり、もともと対応できる
人材が少ない上に、専門性と場所と日時が固定されて
いるため、お客様と通訳人材のマッチングが非常に
難しいものです。

お客様側としても通訳人材が必要になる時期というのは
大体同じ時期であるため、例えば6月や9月10月などは
通訳人材の争奪戦さながらの様相を呈します。

実際、私たちも人材が手配できず、お客様に対して
辞退の連絡を差し上げることもあります。

そんな中で、いかにしてお客様の要望に応えるか、
というのが課題になるわけです。

考えられることとして、なるべく早くお客様の
通訳依頼を察知し、通訳人材を仮押さえしておく、
という対応方法があります。

しかしこれはあくまでも仮押さえですから、
別の仕事が先に決まってしまった場合、
通訳人材にはその仕事をやってもらわざるを得ません。
つまり、仮押さえを解除するということになります。

お客様側がキャンセル料を払ってでも確保したい、
ということであれば通訳人材の日程を確保することは
もちろん可能ですが、できることならば私たちも、
それをすべきかどうかの意見を持っておきたいところです。

結局のところ、とても当たり前のことなのですが、
お客様に対しても通訳人材に対しても、常日頃から
コミュニケーションを取ることが非常に大事だと感じています。

なぜなら、案件決定をいかに早く察知するか、
そしてお客様にいかに早く稟議を通してもらうかが
手配の確度を高めるからです。

例えばお客様から電話を頂戴した際、
どんな内容で電話をくださったのかを予め推測できたり、
それを予め察知しておくことで通訳人材のスケジュールも
確認できるくらいコミュニケーションがとれていると、
お客さまにとっても通訳人材にとっても、
仕事がスムーズに進みます。

私たちは「コーディネーター」ですから、両者のやりとりを
円滑にすることに力を注がなければなりません。

これからの時期、通訳手配が増えてきますから、
お客様とのコミュニケーションを強く意識し、
手配率100%を目指すようにしましょう。

（以上、ミーティング内容より）
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通訳手配の場合、必要とする時期が重なることから
あるお客様には手配できても、あるお客様には手配できない、
ということが発生します。

しかし大抵の場合、手配の時間さえ確保できれば
なんとかなることも多いです。

いかにお客様から通訳の相談を早く得ることができる
ようにするか。

このカギはコミュニケーションにあると考えています。