こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

今回もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。

お役に立てば、幸いです。

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■■精確なコミュニケーションのコツ■■

2014年度も間もなく終わり、
4月からは2015年度になりますね。

今まさに多くのお客さまは
年度末の追い込みに入っていると
思いますので、

引き続きお客さまに併走して
お手伝いできるようにしましょう。

さて、年度末も追い込みなため、
今まさにコミュニケーションについて
不備があったら怖いという意味で、

今日は精確なコミュニケーションのコツに
ついて、共有したいと思います。

＊いつまでに、を決める

メールでも電話でも、お客さまとの
コミュニケーションにおいて、
割と忙しい時に起こりがちなのは、

いつまでにそれをやるのかを
決めていない

ということです。

締切を決めると追い込まれた感が
発生するため、

締切を決めたくないという気持ちも
よくわかりますが、

あくまでも私たちの仕事は
お客さまをコミュニケーションで
サポートすることですから、

お客さまのコミュニケーションを
円滑にすることはとても大切です。

ですから、お見積りの提出日や
通訳や翻訳依頼に関する質問提出日などは、

予めお客さまに伝えておくことで、
お客さまに安心してもらうように
心がけましょう。

＊いわゆる5W1Hを意識する

「いつまでに」もここに含まれるのですが、
5W1Hをコミュニケーションでは意識すると、
優れた効果を発揮するものです。

＊誰が
＊いつまでに
＊誰に対して
＊何を
＊どのように

・・・などですね。

電話においては口語で話す関係上、
ついつい5W1Hを使わずに話してしまう
こともありますが、

大切な話ほど、備忘録の形で
メールとしてお送りしておくなど、

コミュニケーションのズレを
防ぐことが大切です。

そのメールを送る際は、5W1Hを心がけ、
お客さまとの認識にズレが生じないよう、
注意してください。

年度末の忙しい時期ほど、たとえば、

＊簡体字への翻訳を繁体字への翻訳と
　聞き間違えてしまった

＊8時開始の通訳を20時開始と
　間違えてしまった

＊3月11日の納品日を17日と
　間違えてしまった

・・・というようなケアレスミスが
発生しがちですから、

コミュニケーションを精確に行なうコツを使い、
お客さまをバックアップするようにしましょう。

（以上、ミーティング内容より）
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あまり褒められた話ではないのですが・・・

お客様はここまで知っているだろう、
という思い込みで話を進めてしまう場合がございます。

いわゆる「あうんの呼吸」のような感じで
仕事が進められますので、うれしいと思う反面、

万が一があったら怖い、とも思います。

今回のミーティングから、特に電話での
コミュニケーション時は備忘録をメールで
送るなど、

必要であれば精確さを担保するための
手を打っていきたいと思いました。

【追記】
2014年12月18日に、弊社翻訳チームが翻訳した書籍
『2015 世界はこうなる』が日経BP社より発売となりました。
本書籍は英The Economist『The World in 2015』の日本語版です。

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