こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

今回もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。

お役に立てば、幸いです。

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■■電話だけでなく、メールも送信する理由■■

9月も半ばを過ぎましたが、
通訳や人材派遣紹介の問合せはますます増え、

翻訳については半期決算のお客様から
依頼予告が入るなど、

毎日かなりのやりとりをお客様としています。

このような状況の中で怖いのは、

【口頭だけの約束になっている場合】

です。

特に忙しい時ほど、電話で話した内容を
メモに控えたりしていませんから、

ある日「先日電話で約束した件ですが・・・
契約書の修正は終わりましたか？」

などとお客様から言われ、ハッと思いだしたり
する経験も、あるかもしれません。

時間的に余裕のある案件ならまだいいですが、
通訳や翻訳は時間的な制限があって普通ですので、

電話でのお客様との約束は覚えておかなければ
ならないですし、厳守して当然です。

そこで、電話の後に必ずメールでお客様宛てに
備忘録のようなメールを送ることで、

約束を記憶に定着させることを心がけてください。

このメールがもたらすメリットは複数ありますが、

■お客様自身も電話の内容を思い出せる
■電話の内容に誤解があるかどうかを確認し、
　修正できる
■目に見える形で約束が残るので、記憶に定着する

これら3点が、特に大きなメリットだと思います。

言葉を仕事で扱う以上、その言葉を使って交わす
お客様との約束は最優先すべきものですから、

適したやり方で、コミュニケーションを工夫する
ようにしましょう。

（以上、ミーティング内容より）
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通訳でも翻訳でも、お客様とのやりとりはもちろん、

担当通訳者や翻訳者をはじめとするスタッフとの
やりとりも数多くございます。

ついうっかりで連絡をし忘れることが、
お客様にとっての損失になることもございますから、

コミュニケーションの手段を工夫し、
やりとりを円滑にできるよう、努力します。