こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

本日は、翻訳物のフォームについて、
コーディネーター・ミーティングにおいて、
グループリーダーが共有した話をお伝えします。

特に公の機関へ提出する場合にお役に立つかも
しれません。以下、どうぞご確認ください。

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■■提出先により翻訳物のフォームが異なる？■■

お客様から翻訳のお問合せを頂いた際、
大切ながらも聞き漏らしやすい事項があります。

それは、納品ファイルのフォームやファイル形式の事です。

WORDファイルの原文を貰った場合、
同じくWORDで上書きか併記にて納品することが多いと思いますが、
中にはPDFファイルに変換することが必要な場合もあります。

例えば、タイ語やアラビア語の文字化けなどを防ぐ為です。

もしお客様が社内確認用として翻訳を依頼される場合、
WORDファイルでの納品後、PDFファイル版も必要となれば、
再納品すれば良いと思います。

しかし、官公庁や役所に対して、
【翻訳証明】付きで納品する場合はどうでしょう？

一度役所に提出し、
その後役所から「フォームが違います」と差し戻されたら
お客様の負担が増えてしまいます。
しかも提出先が海外の機関であれば・・・
航空券代なども無駄になる可能性が発生します。

一般に、【翻訳証明】は翻訳会社の会社印を押印した
独自のフォームで問題ないことが多いですが、
一方で代表者印や割印を
提出先によって求められることも、また多いです。

以前、中国の北京に事務所を設立する際、
登記簿謄本の原本と中国語版、
そして【翻訳証明】を提出したお客様がいらっしゃいましたが、
割印の場所がかなり特殊でした。

翻訳の問い合わせや見積もり依頼時、
特に【翻訳証明】が必要な依頼であれば、
コーディネーター各自がお客様にそのリスクを説明し、
納品フォームを確認するべきです。

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【翻訳証明】の場合、提出する国は同じでも提出する
機関によって様式が異なることも考えられるようです。
提出後のリスクを回避する為にも、
忘れずにお客様へ確認したいと思います。